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【パワポ/エクセル不要】5年間使い続けるGoogleスライド、スプレッドシートのメリット

起業・会社設立・個人事業主

こんにちは 「はまねこ」です

先日、こんな投稿をしました。

自宅はMac、職場はWindows

独立起業するにあたって エクセル、パワーポイントが必要だから WindowsPCも必要かな と思ったら

ほぼGoogleのスプレッドシート、スライドしか使っていないことに気付く

みんなオンライン作業だし、無料だし エクセル、パワポ使っている人は 明らかに減りましたね

オフィス向けアプリといえば
社会人になってから、現時点までずっと

マイクロソフトのワード、エクセル、パワーポイントを使い続けてきたのですが、最近、かなり使用頻度が下がっていることに気づきました。

もちろん、会社支給のノートPCには、これらアプリはインストールされているのですが使う機会といえば、

「メールで送られてきた添付ファイルを開くこと」

が殆どだったりします。
本当にそれだけになってなっていました。

さらに周囲に聞くと
もう一切、エクセル、パワーポイントは使っていない

という人もチラホラ出てきています。

なぜなら、いま多くの人が
Googleから提供されているオンライン上で使える
次の3つのツールを使っているからです。

私もほぼ、これを使っており、これで済んでしまっています。

・スライド(パワーポイント互換のオンラインツール)
・スプレッドシート(エクセル互換のオンラインツール)
・ドキュメント(ワード互換のオンラインツール)

こんな話をすると

「そんなのは、まだ一部の世界の話だよ」
「うちの会社はまだエクセルやパワーポイントが健在です」

という意見も聞かれます。
もちろん、エクセル、パワーポイントを否定するつもりは一切ありません。

しかし、Googleが提供する以下のツールを一度使ってしまうと

・スライド(パワーポイント互換のオンラインツール)
・スプレッドシート(エクセル互換のオンラインツール)
・ドキュメント(ワード互換のオンラインツール)

もう二度と、パワポ、エクセルには戻れないくらいに快適で
かつ業務効率が大幅にアップするんです。しかも無料です!

そこで、今回はGoogleが提供する、これらツールがなぜエクセルやパワポに取って変わりつつあるのか?

そして、実際に業務で5年ほど使ってみてわかった
メリット、デメリット、普及した理由についてお話します。

まだ使った事が無い人は是非、一度使ってみてください!仕事効率がぐーんとアップしますよ。

【目次】
・Googleスライド、スプレッドシートが普及した理由
 ┗原因①:印刷機会が減ったから
 ┗原因②:メール添付機会が減ったから
 ┗原因③:オフィスでMACが普及したから
・Googleスライド、スプレッドシートのメリット
・Googleスライド、スプレッドシートのデメリット

Googleスライド、スプレッドシートが普及した理由

IT企業を中心に爆発的に勢力を拡大中のGoogleスライド、スプレッドシートですが、なぜ、普及したのか、その理由について
5年以上に渡って使ってきた利用者目線で整理してみました。

原因①:資料を紙に印刷する機会が減ったから

 
「会議の資料、まだ印刷しているの?」

会社で会議があるときは、いままでは膨大な資料を印刷していました。
しかし、これは全く意味がないことです。

・エコじゃないし
・配布した紙を説明前に勝手に読み始める人いるし
プレゼン中もプレゼンテータの話を聞かないで資料の先のページを読んでいるし

環境的、会議の質的にも紙資料は非効率でした。

それを一挙に解決したのがGoogleスライド(パワポ互換あり)だったのです。これによって紙に印刷する必要がなくなりました。

パワーポイントもメール添付で事前に展開する事もできますが
Googleスライドはオンラインツールですから事前に資料展開できるだけでなく、オンラインにあるその資料が「オリジナル版」になるので、
 
「オリジナル版」を修正しても、配布先の人に対して
個別で資料修正する必要がありません。

Googleスライドを使うと単なるエコ対策だけでなく
資料としての価値も高めることができるわけです。

あとGoogleスライドには閲覧権限設定ができますので
配布した資料を無くしたり、間違ってどこかに転送してしまったり
しても機密漏洩を事前に防げるというメリットもあります。

(紙だと、どこかで落としてしまう人もいますからね)

どうしても紙で残したい人はGoogleスライドを
自分でプリントアウトすればよいわけです。

原因②:メール添付機会が減ったから


正直なところメールにファイル添付する機会は減りました

主な理由は下記があげられます。

・機密漏洩の観点
・検索性の観点
  ※メールに添付されているファイルは探しにくい
・資料内容の差分が発生する
  ※最新のファイルを探す手間がかかる
・メールが重くなるから
  ※サーバーを圧迫する

過去に50メガ級の添付ファイルを送ってきた人がいて
そのまま開くのも困難なのですが、ダウンロードするのも一苦労でした。

企業のサーバー管理者からみても、ファイル添付はメールサーバーを圧迫するだけで、紙とはまた違った意味でエコではありません。

GoogleスライドならURL添付を添付するだけですから、メールサーバーも圧迫しないし、情報も常にオリジナルを維持できるから効率的な業務ができるというわけです。

原因③:オフィスでMACが普及したから

近年、オフィスPCとしてMACを選ぶ会社が増えてきました。
その理由は

「使う側」と、「管理する側」の両方にメリットがあるためです。

WindowsPCに比べるとハード、ソフトの両方で
MACの方がメンテナンス、オペレーションコストが安く済む
というのが大きいです。

Windowsよりも、MACの方が直感的に操作できて
使う側も、管理する側の両方にメリットがあります。

その結果、MACに乗り換える人が多くなったわけですが気が付いてみると

Googleスライド、スプレッドシートを使えば
あえてWindowsを選ぶ必要はなくなるんです。

なぜなら、Windowsを選んでいた最大の理由は
エクセル、ワード、パワーポイントが使えるという環境依存にあったからです。

周囲を見ていると
windowsから続々とMACに切り替える人は多いです。
でも、その逆であるMACからWindowsに切り替える人は皆無です

Googleスライド、スプレッドシートのメリット

そこまでして、エクセル、パワーポイントからGoogleスライド、スプレッドシートに切り替えるには大きなメリットがあります。

メリットについては既に幾つか触れていますが
改めてまとめてみましょう

・情報管理ができ漏洩を防げる
 →オンライン上のデータで、閲覧権限が設定できます。ダウンロード制限も可能です。
 
・情報差分を無くせる
 →情報更新してもパワポのようにデータの再送は不要です。オンライン上のオリジナル資料を更新するだけで済みます。
 
・Googleドライブ上で簡単に検索できる
 →オンライン上のデータなので検索が容易です。

これまで話をしたメリットはここまでです。
さらに大きなメリットがあります。

・競合作業で資料作成できる
 →オンライン上の資料を複数メンバーで同時作成できるので業務効率があがります

・閲覧者はコメント記入ができる
 →ただ資料を見るだけではなく、会議の時に出席者から情報を引き出すことができます

・アーカイブとして資産になる
 →担当が退職したらそれまでの資料も行方知れずになった・・という事がありません。ナレッジとして蓄積されるので後任者、中途入社の人も過去情報にアクセスしやすくなります。

・強制終了による保存前データの紛失がない
 →マイクロソフトのアプリではあるあるなのですが、作業している最中に強制終了になってしまい、それまでのデータが全部消えてしまった、という事がオンライン上のスライド、スプレッドシートでは最小限に抑えられます。なぜなら常にオンライン上で上書き保存されるからです。
 
たぶん、これらが最大のメリットであり、これに慣れてしまうと
資料作成をひとりでコツコツ作っていた時代が馬鹿らしくなってしまいます。

資料はひとりでつくるモノではなく
その分野で得意な人を巻き込んで共同作業で作れば
資料作成時間を圧倒的に短縮することができます。

Googleスライド、スプレッドシートのデメリット

一方でデメリットもあります。
しかし「慣れ」の範囲だと思いますので、そこまで大きなデメリットにはならないと思います。

・最初は戸惑います
 →操作性やインターフェイスが完全一致ではないので
  最初は非常に使いずらい印象があります。しかし慣れで解決できます。
 
・スライドはパワポのように直感的作業には向きません
 →いまだに慣れないのは、スライドではパワポほど見栄えのいいい
  資料作成ができないという点です。印刷に映える資料を作りたいなら
  圧倒的にパワポが強いです
 
・データインポート、エクスポートに難ありです
 →マイクロソフトとGoogleのツールが混在する環境においては
  データに互換性はあっても完全互換ではないので、インポート、エクスポートをするとレイアウトやフォントが崩れます。
 
・エクセル、パワポを使っている社外と仕事をするときは面倒です
 →普及しつつあるものの今回紹介したGoogleのツールは一部のIT企業向けで普及しつつある程度ですので、一般的な会社とやり取りする際には結局パワポやエクセルを使用しなければならないという事になりがちです
 
・パワポ、エクセルの過去資産が活用できない
 →関数などを使ってガチガチに作りこんだエクセル資料や
  アニメーション使いまくりのパワポ資料の過去資産をそのまま使えません。捨ててしまう、作り直す等の割り切りは必要です

まとめ

デメリットもありますが、Googleスライド、スプレッドシートの導入は圧倒的にメリットの方が大きいです。
 
何よりも業務の効率化と、各従業員が持っているナレッジを引き出した
資料作成ができるのが大きいです。
 
導入している会社と、そうでない会社では
仕事のスピード、品質に大きな差がでてしまうくらいのインパクトがありますので、ぜひ導入を検討してみてください。
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